مساعد اداري

المسؤوليات

• الرد والمكالمات الهاتفية المباشرة
•  تنظيم وجدولة المواعيد
•  خطط للاجتماعات وخذ دقائق مفصلة
•  كتابة وتوزيع البريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج
•  المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
•  تطوير وصيانة نظام الملفات
•  تحديث وصيانة سياسات وإجراءات المكتب
•  طلب اللوازم المكتبية و البحث عن الصفقات والموردين الجدد
•  الاحتفاظ بقوائم الاتصال
•  حجز ترتيبات السفر
•  إرسال وتسوية تقارير المصروفات
•  تقديم الدعم العام للزوار
•  العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
•  الاتصال مع المساعدين الإداريين التنفيذيين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين

المتطلبات والمهارات

•  أثبات الخبرة كمساعد إداري ، مساعد مسؤول مكتب
•  معرفة نظم إدارة المكاتب
•  معرفة عملية بمعدات المكاتب ، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس
• الكفاءة في  ( MS Excel و MS PowerPoint ( MS Office على وجه الخصوص
•  مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل
•  الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
•  مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
•  مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام
•  شهادة الثانوية؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري أو سكرتير سيكون زائدًا